2020년 06월 17일, 서울 - 한국IBM이 서울아산병원 운영 효율성 개선을 위한 업무 자동화 프로젝트를 진행했다고 밝혔다. 일일 700명 이상의 환자가 입 퇴원하는 서울아산병원은 이번 프로젝트를 통해 환자의 병상 배정 업무를 자동화 하고, 내원 환자 예약 등록 업무에 로보틱 프로세스 자동화(RPA, Robotic Process Automation)를 적용했다. 

12주 동안 진행된 프로젝트 기간 동안 35개 진료과에 자동화 시스템을 우선 적용한 결과, 병상 배정 업무 에러율 0%의 정확도를 구현했으며, 환자 입원 등록 담당자들의 경우 일인당 하루 약 3시간의 업무 절감 효과를 확인했다.

입원 환자를 위한 병상 배정은 기준이 복잡하고 어려워 일반적으로 대부분 수작업으로 진행하는 업무다. 신규 담당자가 능숙해지까지 최소 수개월이 소요되는 등 업무 부담이 높다. 이에 한국IBM 글로벌 비즈니스 서비스(GBS)와 서울아산병원은 IBM 가라지 디자인씽킹을 바탕으로 병상 배정 자동화 시스템을 고안했다. 자동화 시스템은 환자 별 선호 사항, 수술 스케줄, 환자 별 특이 사항, 각 부서의 예약 상태와 같은 다양한 데이터의 복잡한 상호 작용을 기반으로 하며, 의료진의 이동 거리까지 고려되었다.

또한, 자동화 프로젝트의 일환으로 서울아산병원의 입원 환자의 등록, 예약 변경, 취소와 같은 업무에는 RPA를 적용했다.

서울아산병원 전체 입원 환자의 55.5%에 달하는 35개 진료과가 12주간의 프로젝트에 참여한 결과, 병상 배정 업무 에러율 0%는 달성은 물론, 진료과 그룹별 입원 환자 확인부터 전체 병상배정까지의 소요 시간을 최소 7~8분 최대 20분으로 단축했다. 그리고 현재 매일 100건 이상의 입원 등록 절차가 사람의 개입없이 진행되고 있다. 의료진의 이동 거리와 같은 요소까지 시스템에 반영한 결과, 회진 동선의 효율성 역시 개선되었다.

김종혁 서울아산병원 기획조정실장(산부인과 교수)은 “짧은 기간 동안 병상 자동 배정 모델 및 RPA 도입을 통해 업무 효율성 개선 및 직원들의 높은 만족도를 확인했다. 지속적인 업무 혁신과 디지털화를 통해 차별화된 서울아산병원의 선진 의료 서비스를 확대해 갈 것”이라고 말했다.

김민정 한국IBM 글로벌 비즈니스 서비스(GBS) 대표는 “이번 프로젝트를 통해 지능형 워크플로우가 일선의 운영 부서 및 지원 부서의 데이터를 이해하고 의료진의 관리 업무를 빠르게 효율적으로 처리할 수 있도록 지원함으로써 서울아산병원의 운영효율성에 변화를 확인할 수 있어 기쁘게 생각한다”며, “일상적인 반복 업무 자동화하는 시스템을 통해 병원 직원들은 환자 돌봄 등 다른 일에 보다 많은 시간을 할애할 수 있을 것으로 기대한다”고 말했다.

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